表單數據的查看和處理

本節主要講解如何查看和處理通過表單收集的數據。只有團隊內的管理員或子賬戶可以查看和處理數據。

表單數據的查看和處理

電腦端

入口

表單列表 > 某個表單 > 點擊進入

數據列表頁面

單條數據查看

點擊查看按鈕可以查看單條數據。頂部的<>鍵可實現快速查看上一條或下一條。數據太多可以勾選“查看數據時隱藏值為空的字段” 或向左拓展顯示區域。

查看單條數據

添加數據

有權限的用戶在后臺添加數據，支持單條添加和批量添加。點擊“保存后新增”可繼續添加數據。

添加單條數據

批量添加數據

修改數據

“保存，轉上（下）一條”可實現連續修改。

修改單條數據

批量修改數據

允許未登錄用戶修改此條數據

通常用于對外收集數據時，需要填表人自己對提交的數據進行修改的場景。比如讓填表人自己修改報名信息。勾選后，把這個鏈接發送給填表人，填表人即可完成修改。

修改完成后，請去掉此勾選，否則任何訪問此鏈接的人均可修改此條數據，可能存在數據泄露的安全隱患

允許未登錄用戶修改此條數據

快速處理

標星和已處理。每個表單都有這兩個固定字段，用于快速標識和處理數據。

標星/已處理

刪除數據

單條刪除、批量刪除（刪除選中的數據）、清空數據,系統中所有需要輸入”yes”二次確認的地方，都表示該操作不可恢復，請謹慎操作。

批量清空整個表單，不可恢復慎用

單條刪除/批量刪除/清空數據

導出數據

可以將數據導出成Excel或文本文件。勾選導出附件時，可以在下拉框中選擇附件中的文件命名規則選擇導出字段：勾選“選擇導出字段”后，可以指定導出表單中的字段。

導出所有數據

數據列表頁面，點擊右上角的”更多”選項，點擊”導出”，然后選擇導出數據的格式即可將所有數據導出到本地備份了。

導出數據

如果想導出指定數據，需先進行數據篩選，再點擊”導出”，而不是直接列表頁勾選數據，否則導出的還是所有表單數據哦。

導出指定數據

想只導出部分數據或分批導出數據，可以通過設置數據篩選條件，篩選出滿足條件的數據，再將查詢到的數據導出。

例如：想要查詢某班學生的成績，點擊數據頁面左上角的”增加修改查詢方案”，將篩選條件設置為”學生班級”等于”一（1）班”，然后點擊”查詢”按鈕，這樣系統就會篩選出與條件相匹配的數據，然后導出為Excel文件即可。

導出指定數據

數據量非常大的情況下，建議通過上述篩選方法分批導出數據，例如通過篩選數據ID，每次導出10000條。

還可以將查詢條件保存為查詢方案，這樣下次就可以直接選擇左側的查詢方案快速篩選查詢了

保存為查詢方案

導出附件

圖片、PDF等文件往往比較大，所以目前「上傳文件」字段不支持直接導出到 Excel，需數據頁面單獨下載或導出時批量下載附件。下載好后會以TXT形式展示附件下載鏈接地址，復制地址利用迅雷等下載工具建立下載任務，來實現文件的批量下載。

導出附件

導出數據時如何在Excel中顯示圖片

默認情況下，表單大師導出的Excel中，文件和圖片都是以鏈接形式顯示。當圖片較多時，一張一張點擊查看非常麻煩。本文教你如何在Excel中直接顯示圖片。如下圖所示：

導出的excel文件

全文以Office Excel2007為例，其它版本大同小異。

第1步：導出數據

在表單大師后臺，導出數據。注意，不要選擇“導出附件”。

導出數據

第2步：調整圖片列的列寬和行高

調整列寬和高度。下一步插入圖片時，圖片寬度等于對應列的列寬，高度按圖片大小等比縮放。

調整列寬和行高，方便圖片顯示

第3步：創建宏

打開上一步導出的Excel，在開發工具->宏中輸入”InsertPictures”，創建一個宏。

創建宏

第4步：粘貼如下宏代碼

注意，此段代碼包含兩個功能。InsertPictures用于向Excel中插入圖片，DeleteAllPictures用于將Excel中的所有圖片清除。

Sub InsertPictures()
    Dim userInput As String
    Dim cell As Range
    Dim pic As Object
    Dim picUrl As String
    Dim tempFilePath As String
    Dim urlRange As Range
    Dim imageData() As Byte
    Dim httpRequest As Object
    
    userInput = InputBox("區域內鏈接的圖片將會被插入到Excel中，區域外的鏈接將會被忽略。輸入格式如：F2:H15。", "請輸入包含圖片鏈接的區域", "F2:H15")
    Set urlRange = Range(userInput)
    
    For Each cell In urlRange
        If InStr(cell.Formula, ".jpg") > 0 Or InStr(cell.Formula, ".png") > 0 Or InStr(cell.Formula, ".gif") > 0 Then
            picUrl = ExtractHyperlinkAddress(cell.Formula)

            Set httpRequest = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
            httpRequest.Open "GET", picUrl, False
            httpRequest.send
            imageData = httpRequest.responseBody
            
            tempFilePath = Environ("TEMP") & "\temp_image.jpg"
            Open tempFilePath For Binary As #1
            Put #1, , imageData
            Close #1
    
            Set pic = ActiveSheet.Pictures.Insert(tempFilePath)
            With pic
              .ShapeRange.LockAspectRatio = msoTrue
              .Top = cell.Top
              .Left = cell.Left
              .Width = cell.Width
            End With
        End If
    Next cell
    
    MsgBox ("執行成功")
End Sub

Function ExtractHyperlinkAddress(formulaString As String) As String
    Dim startPos As Integer
    Dim endPos As Integer
    startPos = InStr(formulaString, "(") + 2
    endPos = InStr(startPos, formulaString, ",") - 1
    ExtractHyperlinkAddress = Mid(formulaString, startPos, endPos - startPos)
End Function

Sub DeleteAllPictures()
    Dim shp As Shape
    For Each shp In ActiveSheet.Shapes
        If shp.Type = msoPicture Then
            shp.Delete
        End If
    Next shp
    
    MsgBox ("所有圖片已清空")
End Sub